申办因公护照、签证由专管员统一办理（专管员因故不能亲自办理的，须负责审核材料，并出具书面委托，方可由他人来办理）。
下列基本材料：
1、专管员所在单位介绍信；
2、符合规定的出国任务批件或任务通知书及确认件；
3、符合规定的政审批件或政审备案表；
4、已填妥的《上海市申请因公出国护照签证事项表》；
5、已填妥的《因公护照、通行证申请卡》（须本人签名确认）并附清晰的身份证复印件；
6、照片2张，其中一张自行贴在申请卡上。
二、申办签证需提供下列基本材料：
1、已由出国人员本人签名的有效护照（有效期应至少比回国日期多六个月）；
2、已填妥的符合往访国要求的签证申请表（需贴照片的应事先贴好）；
3、合格的外方邀请信（内容至少包括：单位信笺须有地址、电话、传真，被邀请人姓名，访问时间，日程安排，详细访问目的，谁承担费用，邀请人落款签名）。
4、相关国家颁发签证审核时所需的附加材料（详细要求请登录上海外办网址：WWW.SHFAO.GOV.CN查询）
三、制作因公护照照片的要求
1、小二寸正面免冠半身半年内拍摄的彩色照片；正面头像从顶部至下巴为28—33毫米。头部宽度21—24毫米；佩带眼镜者的照片，镜片反光点不得在眼眶内；不得使用佩戴变色眼镜拍摄的照片。
2、相片的背景应无任何装饰，背景颜色为白色，请勿用红色、褐色、黑色等深色。
3、相片必须显示头部的正面，不能佩带帽饰，不得着制服。仪表大方自然，面容整洁，不浓妆艳抹，不坦胸露肩。
4、不得使用翻拍、有污迹或数码拍摄的照片，请勿用订书钉或回型针夹照片，以免相片受损。
5、在照片背后用铅笔注明申请人姓名。
6、部分国家对申办签证的照片有特殊要求，请登录上海外办网址www.shfao.gov.cn查询。
四、护照签名须知
1、必须由持照人本人在护照指定的签名处签名，不得由其他人代替签名。
2、必须使用汉字（或本民族文字）签名，不要使用汉语拼音、英文或其他外文签名。
3、签名时必须使用墨水笔或毛笔，不要使用圆珠笔或铅笔。
4、照上的签名样式必须与签证申请表上的签名样式相一致。
五、领取护照、签证须知
1、领取护照时，应认真核对护照上的姓名汉字和拼音是否正确，照片及性别、出生日期、出生地是否相符，上海市外办的钢印、红印章是否齐全。如申办《出国证明》的，应核对证明上持照人的姓名、护照号码与护照上的内容是否一致，前往国家是否正确，市外办的红印章是否清晰，有效期有否差错。
2、领取护照后，应交由持照人本人签名，不得由其他人代签。
3、领取签证时，应认真核对外国驻华使、领馆在护照上的签证内容是否正确，主要包括：持照人的姓名拼音（签证采用扫描照片的，还应核对照片）、出生日期、护照号码、签证的种类、次数、逗留的时间、有效期、签发日期等。
4、上述要求请各位专管员和出访人员自行负责检查核对，如发现差错，请速来市外办护照签证管理处联系更正。以免因护照签证中的问题而导致在出境时受阻或在他国边境口岸被拒绝入境。
